Digital Transformation Planning: Start With One Process

Zeichnen Sie den aktuellen Pfad.

Verfolgen Sie eine Aufgabe durch die beteiligten Personen und Systeme. Erfassen Sie Übergaben, wiederholte Dateneingaben und Ausnahmen. Bitten Sie die Beteiligten, die Karte zu überprüfen. Eine gemeinsame Beschreibung des heutigen Prozesses hilft dem Team bei der Entscheidung, welche Änderungen wichtig sind und welche Abhängigkeiten es berücksichtigen muss.

Trennen Sie das Problem vom bevorzugten Tool.

Beschreiben Sie das Ergebnis, das der Workflow unterstützen muss, bevor Sie eine Plattform auswählen. Überlegen Sie, ob das Problem eine fehlende Integration, eine unklare Zuständigkeit, eine veraltete Schnittstelle oder eine Kombination davon ist. Halten Sie Optionen offen, bis die Anforderungen und Einschränkungen verstanden sind.

Wählen Sie eine erste Phase mit klaren Grenzen.

Definieren Sie, was sich in der ersten Phase ändert und was außerhalb davon bleibt. Vereinbaren Sie die einbezogenen Benutzer, Systeme und Daten. Planen Sie, wie der geänderte Workflow überprüft wird und was passiert, wenn eine Abhängigkeit nicht bereit ist. Dies gibt dem Projekt einen praktischen Entscheidungspunkt.

Berücksichtigen Sie Eigentum und Übergang.

Besprechen Sie die Personen, die den überarbeiteten Workflow verwenden, genehmigen und verwalten werden. Beziehen Sie die Dokumentation und alle erforderlichen Schulungen in den Umfang ein. Ein Technologiewechsel erfordert immer noch einen praktikablen Übergang für die ihn umgebende Organisation.

Define a first phase with a visible boundary

Choose a process with an identifiable trigger, outcome and owner. Observe a real sequence of work and record where staff wait, clarify information or copy details between tools. Include exceptions, since the normal path alone may hide the decisions that create difficulty.

Describe a first phase in terms of request types, users, systems and locations. Agree what remains outside it and how the new process interacts with existing work. Test the proposed flow with the people who submit, review and support requests. Use their feedback to refine the scope before deciding on a wider programme or a particular platform.

A first-phase transformation canvas

Use this canvas to explain the change to both business and technical reviewers. Each statement should be specific enough for someone to challenge it.

• Current process: trigger, outcome, users and systems involved in the work.
• Problem: observed friction and the evidence available to describe it.
• First-phase boundary: included request types, teams and explicit exclusions.
• Dependencies: policy decisions, data quality, permissions and connected systems.
• Acceptance: representative tasks and exceptions the changed workflow must handle.
• Transition: training, support, ownership and a decision point before expansion.

Separate workflow change from tool replacement

Moving a form into software does not resolve an unclear approval rule. Decide which decisions belong to policy owners and which require implementation. Otherwise the new tool may preserve the same ambiguity in a different interface.

Avoid making the first phase depend on every proposed improvement. Record future ideas without silently including them in the commitment. Review the pilot’s limits before describing its results as representative of the entire organization.

How do we choose the first process?

Look for a meaningful problem with an available owner, accessible evidence and a boundary the team can test. Do not choose only the most visible idea. A smaller process may be a better starting point when its dependencies and review responsibilities are clear.

ILLUSTRATIVE PLANNING EXAMPLE

Example: digitizing purchase approvals

Follow a purchase request from submission to approval and receipt. Note where staff re-enter details, wait for an approver or resolve missing information. Choose one request type for the first phase. Agree how rejected and urgent requests are handled before drawing a new screen or selecting a platform.

Use a process map and a scoped first-phase brief to compare options. Keep wider departments and request types visible as later decisions rather than implied commitments.

FURTHER READING

Official resources to explore

Explore the related official guidance below. The templates and examples are practical starting points to adapt to your own project.

• GOV.UK Service Manual: how discovery works